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檔號是檔案的“身份號碼”，用于唯一標(biāo)識每份檔案，方便管理和查找。不同國家、行業(yè)或單位的檔號規(guī)則可能略有差異，但核心組成部分通常包括以下幾類（以國內(nèi)常見的檔案管理體系為例）：
一、基礎(chǔ)組成部分（通用核心要素）
全宗號
含義：檔案館給立檔單位（如某企業(yè)、學(xué)校、機(jī)關(guān)）分配的唯一代碼，代表檔案的“娘家”。
示例：若某中學(xué)的全宗號是“032”，則該校所有檔案的全宗號均為“032”。
類目號（或分類號）
含義：根據(jù)檔案內(nèi)容的類別（如文書、科技、會計、人事等）進(jìn)行分類的代碼，體現(xiàn)檔案的“屬性”。
示例：
文書檔案的類目號可能是“W”（“文”拼音首字母）；
科技檔案可能用“K”表示，下設(shè)“K1”（基建）、“K2”（設(shè)備）等細(xì)分代碼。
案卷號（或盒號）
含義：同一類目中，按檔案整理順序給每個案卷（或檔案盒）編的順序號，相當(dāng)于“抽屜編號”。
示例：某單位2023年文書檔案的第5個案卷，案卷號可為“2023-05”。
件號（或頁號）
含義：
件號：卷內(nèi)每份文件的順序號（適用于“立卷歸檔”模式，如一份請示文件為“1件”）；
頁號：單份文件內(nèi)每頁的順序號（用于定位具體頁碼，如“第3頁”）。
示例：某案卷內(nèi)第3份文件的件號為“3”，該文件第5頁的頁號為“5”。
二、擴(kuò)展組成部分（根據(jù)檔案類型調(diào)整）
不同類型的檔案可能需要額外要素，使檔號更貼合管理需求：
年度
適用場景：會計檔案、文書檔案等按年度整理的檔案。
示例：2024年會計憑證的檔號可包含“2024”，如“全宗號-年度-憑證類型-案卷號”。
項目號/工程編號
適用場景：科技檔案（如基建、科研項目檔案）。
示例：某大樓基建項目的檔號可能為“全宗號-K1-項目編號-案卷號”。
機(jī)構(gòu)/部門代碼
適用場景：大型單位按部門歸檔時，用于區(qū)分檔案形成部門。
示例：行政部的代碼為“XZ”，其檔案檔號可能包含“XZ”，如“全宗號-XZ-類目號-案卷號”。
保管期限
適用場景：需明確檔案保存時長的情況（如“永久”“30年”“10年”）。
示例：永久保管的文書檔案可標(biāo)注“Y”，檔號如“全宗號-W-Y-2023-01”。
三、特殊檔案的個性化要素
人事檔案：可能包含“員工編號”“職務(wù)級別”等（如“全宗號-RS-員工編號-案卷號”）。
照片/音像檔案：可能增加“載體類型”代碼（如“ZP”代表照片，“YX”代表音像）。
電子檔案：可能附加“存儲路徑”或“系統(tǒng)生成編號”（如“全宗號-類目號-電子件號-存儲位置”）。
四、檔號的結(jié)構(gòu)示例
以某企業(yè)2023年行政部的一份永久保管文書檔案為例：
檔號格式：全宗號-年度-機(jī)構(gòu)代碼-類目號-保管期限-案卷號-件號
具體示例：
全宗號：005（企業(yè)在檔案館的代碼）
年度：2023
機(jī)構(gòu)代碼：XZ（行政部）
類目號：W（文書檔案）
保管期限：Y（永久）
案卷號：03（第3個檔案盒）
件號：08（盒內(nèi)第8份文件）
完整檔號：005-2023-XZ-W-Y-03-08
注意事項
標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)：國內(nèi)檔號編制通常參考《檔案號編制規(guī)則》（DA/T13-1994）等國家標(biāo)準(zhǔn)，具體需結(jié)合當(dāng)?shù)貦n案管理部門要求。
靈活性：單位可根據(jù)實際需求調(diào)整要素順序或增減內(nèi)容，但需確保編號唯一、規(guī)范、可追溯。
簡化趨勢：部分單位采用“全宗號+年度+類目號+案卷號+件號”的簡化結(jié)構(gòu)，去掉非必要要素。
